Die Häufigkeit virtueller Besprechungen hat sich in den vergangenen Jahren mehr als verdoppelt. Nicht zuletzt die Corona-Pandemie hat Online-Meetings einen regelrechten Boom beschert. Remote-Arbeit hat unser Berufsleben sehr verändert.
Doch während man in Präsenz-Besprechungen den Anspruch hat, produktive Diskussionen zu führen und Entscheidungen zu treffen, gestaltet sich die Kommunikation über einen Bildschirm oft schwieriger als im direkten Austausch. Ablenkungen lassen sich überall finden – sei es das eigene Handy, der Haushalt oder das Gemeinschaftsbüro. Technische Probleme können den reibungslosen Ablauf ins Stocken bringen. All diese Faktoren können dazu führen, dass Online-Meetings als ineffizient und frustrierend wahrgenommen werden.
Deshalb möchte ich Ihnen in diesem Artikel wertvolle Tipps und Strategien an die Hand geben, um Ihre Online-Meetings zu optimieren. Wie lassen sich Räume schaffen, die die Konzentration fördern? Welche technischen Hilfsmittel sind sinnvoll? Wie lässt sich die Kommunikation im virtuellen Raum verbessern? Mit den passenden Antworten auf diese Fragen werden Ihre kommenden Meetings sicherlich effizienter und produktiver ablaufen – und vielleicht auch ein Stück weit angenehmer für alle Teilnehmer:innen.
Tipp Nr. 1: Schauen, ob es erforderlich ist
Online-Meetings lassen sich leicht organisieren, leider verbunden mit dem Effekt, dass es deutlich mehr werden. Der Office-Kalender vieler Menschen ist mittlerweile von morgens bis abends gespickt mit Teams-Call und Zoom-Verabredungen. Deswegen sollte zwei Fragen immer zuerst ernsthaft geprüft werden: Ist das Online-Meeting überhaupt erforderlich? Und: Welche Kolleg:innen müssen wirklich daran teilnehmen?
Tipp Nr. 2: Kürzer ist meist besser
Ein Online-Meeting sollte nicht automatisch auf eine Stunde angesetzt werden, auch wenn das der Automatismus der Kalender vorschlägt. Wählen Sie 25 oder 50 oder 80 Minuten! Der Vorteil: Sie haben bis zum nächsten Termin einfach eine kurze Pause, um und sich auf ihn einzustellen und einmal durchzuatmen.
Tipp Nr. 3: Vorbereitung ist der Schlüssel
Eine erfolgreiche Durchführung von Online-Meetings beginnt lange vor dem eigentlichen Termin: Die richtige Vorbereitung ist der entscheidende Faktor. Zunächst ist es unerlässlich, eine klare Agenda zu erstellen. Diese sollte die Hauptthemen, die angesprochen werden sollen, sowie die geplanten Zeitfenster für jede Diskussion festlegen. Indem Sie die Agenda im Voraus teilen, ermöglichen Sie den Teilnehmer:innen eine gezielte Vorbereitung und die Einbringung eigener Anmerkungen oder Fragen, was zu einem fokussierteren und produktiveren Austausch führt.
Zudem sollte die Technik auf dem neuesten Stand sein, denn technische Probleme können schnell den Fluss eines Meetings stören. Überprüfen Sie daher rechtzeitig vor dem Meeting, ob Ihre Kamera, Ihr Mikrofon und Ihre Internetverbindung einwandfrei funktionieren. Führen Sie einen Testlauf durch, um sicherzustellen, dass die Bild- und Tonqualität in Ordnung ist. Damit lassen sich unangenehme Verzögerungen oder peinliche Situationen während eines Meetings vermeiden.
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist das Umfeld, in dem Sie Ihr Meeting abhalten. Sorgen Sie für einen ruhigen, gut beleuchteten Arbeitsplatz und wählen Sie einen geeigneten Hintergrund aus, um Ablenkungen zu minimieren. Ideal ist ein neutraler, aufgeräumter Hintergrund, der professionell wirkt. Achten Sie darauf, dass das Licht von vorne kommt, damit Ihr Gesicht gut sichtbar ist und Sie einen freundlichen Eindruck machen. In einer optimalen Umgebung fühlen Sie sich nicht nur wohler, sondern Sie sorgen auch für eine angenehme Atmosphäre für Ihre Gesprächspartner:innen.
All diese Vorbereitungen tragen dazu bei, dass Ihr nächstes Online-Meeting möglichst reibungslos, effektiv und produktiv abläuft.
Tipp Nr. 4: Meeting-Dynamik und Kommunikation
Kommunikation wird dann als positiv wahrgenommen, wenn die Teilnehmer:innen die Chance haben, sich aktiv einzubringen. Eine effektive Methode, um die Interaktion zu fördern, sind Fragen. Anstatt starr durch die Agenda zu gehen, sollten Sie den Teilnehmer:innen die Möglichkeit geben, ihre Meinungen einzubringen oder über spezifische Punkte zu diskutieren.
Auch Meinungsabfragen sind bestens dafür geeignet, das Engagement zu steigern und unterschiedliche Perspektiven einzusammeln. Wenn das in großer Runde nicht möglich ist, dann können sich kleinere Gruppen in Breakout-Räumen an der Diskussion zu beteiligen. Dies fördert nicht nur den Austausch von Ideen, sondern hilft auch, die Teilnehmer:innen in den Dialog einzubeziehen und ihnen das Gefühl zu geben, dass ihre Beiträge wertgeschätzt werden.
Damit Ihre Besprechung nicht unter einem Zuviel an Diskussion leidet, braucht es Klarheit und Struktur. Übernehmen Sie die Gesprächsführung, um Redundanz zu vermeiden und die Diskussion zu fokussieren. Dies bedeutet nicht, dass Sie die Meinungen der Teilnehmer:innen unterdrücken sollten, sondern vielmehr, dass Sie darauf achten, dass die Gespräche zielgerichtet bleiben und alle Beteiligten zu Wort kommen. Halten Sie sich an den vorgesehenen Zeitrahmen für jedes Thema und erinnern Sie alle regelmäßig an ihren Time Slot.
Zusätzlich spielt die nonverbale Kommunikation eine essenzielle Rolle in virtuellen Meetings. Körpersprache und Mimik haben – eingeschaltete Webcams vorausgesetzt – eine genau so hohe Bedeutung haben wie in einem persönlichen Treffen. Daher sollten Sie darauf achten, dass Ihre Körpersprache offen und einladend wirkt – nicken Sie, um Zustimmung zu signalisieren, und halten Sie Augenkontakt zur Webcam, um Präsenz zu zeigen. Das trägt dazu bei, eine vertrauensvolle Atmosphäre zu schaffen und Missverständnisse zu vermeiden. Indem Sie aktiv auf nonverbale Signale achten, sowohl bei sich selbst als auch bei den anderen Teilnehmenden, können Sie die Kommunikationsdynamik Ihrer Online-Meetings erheblich verbessern und den Austausch anregender und produktiver gestalten.
Tipp Nr. 5: Nach dem Meeting – Follow-Up
Das Follow-Up nach einem Online-Meeting ist von zentraler Bedeutung, um die besprochenen Themen weiterzuführen und die Fortschritte zu dokumentieren. Kurz-Protokolle mit den wichtigsten Ergebnissen, Entscheidungen und Aufgaben sind da sehr hilfreich. Dabei sollten die Verantwortlichkeiten klar zugeordnet werden, sodass alle Teilnehmer:innen wissen, welche Aufgaben ihnen zugewiesen sind und bis wann diese erledigt werden sollen.
Ein gut strukturiertes Protokoll hilft nicht nur dabei, die Nachverfolgung zu erleichtern, sondern stellt auch sicher, dass alle Teilnehmer:innen dieselbe Übersicht über den Fortlauf der Projekte haben. Es kann hilfreich sein, die Protokolle zeitnah nach dem Meeting zu versenden, um das Wissen und die Beschlüsse frisch im Gedächtnis der Beteiligten zu halten.
Darüber hinaus ist es wichtig, nach einem Meeting Feedback einzuholen. Fragen Sie die Teilnehmer:innen nach ihren Eindrücken über den Ablauf und den Inhalt des Meetings. Was lief gut? Wo sehen sie Verbesserungspotenzial? Durch die Sammlung von Rückmeldungen können Sie nicht nur Ihre eigenen Meeting-Fähigkeiten weiterentwickeln, sondern auch die gesamte Meeting-Kultur im Team stärken.
Das Einholen von Feedback fördert zudem eine offene Kommunikationskultur, in der sich Teammitglieder ermutigt fühlen, ihre Meinungen und Vorschläge zu äußern. Indem Sie aktiv auf das Feedback eingehen und mögliche Änderungen in die folgenden Meetings integrieren, zeigen Sie, dass die Stimmen der Teilnehmer:innen wertgeschätzt werden, und tragen dazu bei, die Effizienz und den Erfolg künftiger Online-Meetings deutlich zu steigern.
Das Follow-Up ist somit ein entscheidender Schritt, um die Ergebnisse eines Meetings in greifbare Fortschritte zu verwandeln und das Team kontinuierlich zu motivieren und zu fördern.
Tipp Nr. 6: Technische Hilfsmittel
In der heutigen digitalen Arbeitswelt spielen technische Hilfsmittel eine entscheidende Rolle, um Online-Meetings effizient und interaktiv zu gestalten. Es gibt eine Vielzahl von Tools, die die Zusammenarbeit verbessern und die Kommunikation optimieren.
Ein Beispiel: die Bildschirmfreigabe. Sie ermöglicht es, Präsentationen oder Dokumente in Echtzeit zu teilen. So können alle Teilnehmer:innen gleichzeitig auf die gleichen Informationen zugreifen, was die Diskussion und Entscheidungsfindung erheblich erleichtert. Virtuelle Hintergründe sind nicht nur ein nettes Gimmick; sie können – richtig ausgewählt – eine professionellere Umgebung schaffen, und minimieren Ablenkungen durch den räumlichen Hintergrund bei den Teilnehmer:innen. Wer kennt es nicht? Bücherwände oder Fotos im Hintegrund bieten immer eine gern genutzte Ablenkung.
Ebenso nützlich sind Umfragen und Abstimmungen, mit denen schnell und direkt verschiedene Meinungen eingeholt werden können. Damit lässt sich das Engagement aller Teilnehmer:innen in Meetings einfach steigern.
Tipp Nr. 7: Work-Life-Balance in der Remote-Arbeit
Eine gesunde Work-Life-Balance ist wichtig; insbesondere bei der Arbeit im Homeoffice oder in hybriden Arbeitszeit-Modellen. Die Herausforderung besteht oft darin, den Arbeitstag klar von der Freizeit zu trennen und gleichzeitig produktiv zu bleiben.
Sehr wichtig dabei sind regelmäßige Pausen. Pausen dienen nicht nur der Erholung, sie sind auch entscheidend, um eine hohe Konzentration und Produktivität zu gewährleisten. Kurze Unterbrechungen von 5 bis 10 Minuten (und länger) helfen, die geistige Frische zu bewahren und offen zu bleiben für Veränderungen. Nutzen Sie die Pausen bewusst, um aufzustehen, sich zu dehnen oder einen kurzen Spaziergang zu machen. Dies hilft, den Kopf freizubekommen und motiviert zu bleiben.
Besonders im Home-Office kann es schwierig sein, den Arbeitstag abzuschließen. Hilfreich sind dann zum Beispiel feste Arbeitszeiten oder ein spezieller Arbeitsplatz. Legen Sie am besten genaue Zeiten fest, und stellen Sie sicher, dass Sie abends entspannen und sich von der Arbeit erholen.
Insgesamt helfen Pausen und zeitliche Grenzen dabei, ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Berufs- und Privatleben herzustellen. Das steigert nicht nur Ihr Wohlbefinden, sondern garantiert auch langfristig eine höhrere Produktivität und Zufriedenheit am Arbeitsplatz.
Fazit
Die Effizienz und Produktivität eines Online-Meetings hängen maßgeblich ab von einer sorgfältigen Vorbereitung, einer klaren Kommunikationsstruktur und der effektiven Nutzung technischer Hilfsmittel. Indem Sie vorab eine detaillierte Agenda erstellen, sich Feedback einholen und nach dem Meeting klarer Verantwortlichkeiten festlegen, stellen Sie sicher, dass alle Teilnehmer:innen aktiv eingebunden sind und ihre Aufgaben kennen.
Darüber hinaus leisten eine geeignete technische Ausstattung und das Schaffen eines professionellen Rahmens einen wichtigen Beitrag zu einem erfolgreichen Meeting.
Ich möchte Sie abschließend an dieser Stelle ermutigen, die genannten Tipps in Ihrem nächsten eigenen Online-Meeting auszuprobieren und gegebenenfalls an Ihre Bedürfnisse und an die Dynamik innerhalb des Teams anzupassen. Gestalten Sie Ihre Besprechungen so, dass sie nicht nur produktiv, sondern auch angenehm ist – für Sie und alle Beteiligten. Und stellen Sie sich vorab vor allem zwei Fragen: ist das Online-Meeting nötig und wer muss unbedingt dabei sein?